Kupas360.com - Media Sahabat Indonesia

Situs Informasi Berita Terkini dan ilmu Pengetahuan

Minggu, 01 April 2018

Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi dalam Berbagai Bidang

Tugas dan tanggung jawab administrasi - Menjadi Staff Administrasi memang menjadi profesi yang banyak diminati saat ini. Meskipun posisi ini lebih banyak didominasi oleh perempuan, namun tidak menutup kemungkinan bagi para pria bisa menempatinya juga.

Administrasi

Apa sih Administrasi itu?


Menurut wikipedia, Administrasi adalah suatu kegiatan atau usaha yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam arti luas, yaitu seluruh proses kerja sama untuk mencapai sebuah tujuan dengan menggunakan sarana prasarana secara berhasil guna dan berdaya guna.

Sedangkan dalam arti sempit, yaitu suatu kegiatan seputar pencatatan, pembukuan ringan, penyuratan, pengagendaan, pengetikan, dan hal teknis lain dalam ketatausahaan.

Jadi, tugas utama seorang Staff Administrasi ialah melakukan kegiatan service kantor, menyediakan sarana, dan service administrasi perkantoran, sesuai dengan ketetapan yang berlaku guna mendukung kelancaran operasional suatu perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Umum


Secara umum, tugas dan tanggung jawab Administrasi umum yaitu menyimpan, mencatat, dan menerima dokumen atau surat di lingkungan perusahaan sesuai dengan aturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas perusahaan berjalan lancar. Sedangkan uraian tugasnya, sebagai berikut:

a. Menerima, menyortir, dan mencatat surat keluar dan surat masuk, sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk memudahkan pencarian.
Tahapan :
1) Mempelajari dan menerima surat.
2) Menyortir surat sesuai sifat dan jenisnya.
3) Mengagendakan dan mencatat surat.

b. Memberikan lembar pengantar surat, sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk memudahkan pengendalian.
Tahapan :
1) Mempelajari surat masuk.
2) Memberi dan mengisi lembar pengantar sesuai isi surat.
3) Menyampaikan surat kepada atasan.

c. Mengelompokkan dokumen atau surat sesuai sifat dan jenisnya untuk memudahkan pendistribusian
Tahapan :
1) Mempelajari surat masuk untuk pimpinan.
2) Mengelompokkan dokumen atau surat sesuai dengan sifat dan jenisnya.
3) Mendistribusikan surat dan membuat tanda terima kepada divisi yang dituju.

d. Mendokumentasikan surat sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan guna menjaga ketertiban administrasi.
Tahapan :
1) Mengumpulkan surat/dokumen/arsip sesuai dengan pelaksanaan tugas.
2) Menyiapkan box arsip, map folder, dan rak arsip.
3) Menyimpan semua arsip.

e. Melaporkan hasil tugas secara lisan atau tertulis kepada pimpinan sebagai bahan evaluasi atau pertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tahapan :
1) Mengkonsep laporan hasil tugas.
2) Mengkonsultasikan konsep bersama pimpinan.
3) Memfixkan laporan tugas.

f. Melaksanakan tugas lain dari atasan baik itu lisan ataupun tertulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk melancarkan kegiatan dinas.
Tahapan :
1) Mempelajari tugas.
2) Menjalankan tugas.
3) Melaporkan hasil tugas.

Tanggung jawab dan wewenang lainnya yaitu:

1) Menjaga kelancaran tugas.
2) Menyesuaikan pelaksanaan tugas dengan ketentuan yang berlaku.
3) Menertibkan administrasi pelaksanaan tugas.
4) Menginformasikan agenda isi surat kepada para karyawan.
5) Menolak informasi yang sifatnya rahasia.
6) Menjaga keberlangsungan tugas sub bagian umum.

Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran

Secara umum, tugas dan tanggung jawab Administrasi Perkantoran yaitu menjalin hubungan baik dengan manejemen atau karyawan serta melakukan perekapan, pengelolaan, penyimpanan data secara rapi dan tersetruktur.

Sedangkan uraian tugasnya, sebagai berikut:

a. Menerima panggilan telepon dari pihak luar.
Tahapan:
1) Melakukan atau menerima panggilan telepon dari pihak luar.
2) Menghubungkan telepon dari relasi untuk kepentingan kerjasama atau hal lainnya.

b. Menyiapkan dan membuat agenda kantor agar jadwal tidak bertabrakan.
Tahapan:
1) Menindaklanjuti permintaan relasi untuk bertemu pimpinan perusahaan.
2) Menyiapkan agenda kegiatan kantor lainnya.
3) Mengkomunikasikan agenda dengan bagian lain untuk meminimalisir terjadinya jadwal yang tidak tepat.

c. Merekap/entri data perusahaan secara terstruktur untuk memudahkan pencarian.
Tahapan:
1) Merekap/entri data transaksi dan informasi dari klien atau konsumen.
2) Merekap/entri data kesimpulan dari divisi lain seperti divisi gudang.
3) Merekap/entri data seperti nomor telepon, alamat, dan lainnya dengan rapi dan terstruktur.

d. Melakukan pengarsipan data yang telah direkap.
Tahapan:
1) Mengelola data arsip sesuai dengan ketentuan perusahaan.
2) Memfasilitasi divisi lain saat ingin mengkoordinasikan data surat ataupun dokumen.

Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Keuangan

Secara umum, tugas dan tanggung jawab Administrasi Keuangan yaitu melakukan kegiatan yang berhubungan dengan penggolongan, pencatatan, penyimpanan, pengolahan, dan pengarsipan seluruh kekayaan perusahaan, guna menjamin ketertiban, keakuratan, dan kelancaran administrasi keuangan suatu perusahaan.

Sedangkan uraian tugasnya, sebagai berikut:

a. Merencanakan dan melaporkan keuangan secara berkala, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
Tahapan:
1) Merencanakan keuangan seperti uang kas masuk dan keluar, peminjaman, dan pembayaran jatuh tempo hutang.
2) Melaporkan data keuangan kepada pimpinan secara berkala.
3) Mengetahui besar anggaran masuk dan anggaran belanja yang sudah diterima.

b. Mengatur dan mencatat seluruh arus keuangan perusahaan.
Tahapan:
1) Melakukan tugas pembukaan rekening baru, sesuai ketentuan perusahaan.
2) Menentukan besaran uang yang akan disetorkan ke rekening perusahaan.
3) Mencatat seluruh arus uang masuk dan keluar, sesuai ketentuan perusahaan.

c. Membayarkan dan mengetahui hutang yang dimiliki perusahaan.
Tahapan:
1) Mengetahui besarnya jumlah kredit yang dilakukan perusahaan.
2) Membayarkan hutang perusahaan sebelum jatuh tempo.

d. Menyiapkan dan menyusun kebijakan anggaran keuangan perusahaan.
Tahap:
1) Mengkomunikasikan kebutuhan anggaran yang dibutuhkan setiap divisi.
2) Menentukan pengembalian investasi dari uang yang sudah dihabiskan.
3) Menanyakan hasil yang didapatkan dari pengajuan anggaran tersebut.

Nah, itulah diatas tugas dan tanggung jawab administrasi dari berbagai bidang. Semoga bermanfaat. (BY)
Author Profile

About bangrinal purba

“Kekuatan bukan berasal dari kemenangan. Perjuangan adalah yang melahirkan kekuatan. Ketika Anda menghadapi kesulitan dan tak menyerah, itulah kekuatan.”

0 Komentar Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi dalam Berbagai Bidang

Posting Komentar

Back To Top